Samenwerking BHIC - MY-LEX® (2024)

Achtergrond

Het doorzoekbaar en toegankelijk maken van digitale informatie is een grote uitdaging, nu en in de toekomst. Deze uitdaging moet ook worden aangegaan door archiefinstellingen. Over twintig jaar, of straks onder het regime van de nieuwe archiefwet al over tien jaar, moeten archieven digitale informatie kunnen opnemen, beheren en toegankelijk maken.

In plaats van zelf het wiel uit te vinden hebben enkele archieven MY-LEX benaderd met de vraag in hoeverre wij hen kunnen helpen met deze uitdaging.

Met onze oplossingen, stelt MY-LEX zich als doel om de informatie voorziening voor organisaties te verbeteren, door alle gewenste informatiebronnen, doorzoekbaar te maken en te presenteren in elke gewenste applicatie. Voor archiefinstellingen gaat MY-LEX een stap verder en presenteren we deze gewenste informatie ook naar burgers en bedrijven via een publiek portaal. Voor ambtenaren houden wij bij het toegankelijk maken van deze informatie bovendien rekening met rollen en rechten.

Meerwaarde voor archiefcentra

Voor archiefdiensten heeft MY-LEX een zoekomgeving gebouwd die toepasbaar is op een e-depot van deze instelling. De zoekschil biedt de mogelijkheid om de informatie in het e-depot beschikbaar te maken aan de verschillende klanten. De zoekmachine houdt hierbij rekening met openbaar, beperkt- of niet openbaar materiaal. Daarnaast maakt het mogelijk dat een burger bij de openbare informatie kan, maar dat een ambtenaar die niet-openbare informatie nodig heeft in het werkproces daar wel bij kan.

Momenteel verzorgt MY-LEX deze specifieke dienstverlening bij onder andere het Noord Hollands Archief, Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) en Erfgoed Centrum Achterhoek Liemers.

Samenwerking met BHIC

Sinds 2018 werken wij samen met het BHIC om zodoende een antwoord te geven op de uitdagingen van archiefdiensten. Wij hebben voor BHIC het archiefmateriaal van de aangesloten gemeenten en provincies, vanuit het e-depot ontsloten, voor zowel burgers interne medewerkers van het BHIC als de ambtenaren van de aangesloten gemeenten en de provincie. MY-LEX maakt het mogelijk om door alle gewenste informatie te kunnen zoeken uit hun e-depot dat geleverd wordt door het bedrijf Preservica. De zoekmachine zoekt niet alleen in de metadata maar kan ook de volledige tekst van bijbehorende documenten doorzoeken.

Burgers die zoeken naar bijv. bouwdepot/tekeningen kunnen deze inzien via het burgerportaal dat toegankelijk is via de website van BHIC. Zo hoeven zij niet langer naar de betreffende gemeenten zelf om vaak nog analoge tekeningen op te vragen.

Aangesloten organisaties kunnen toegang krijgen tot hun informatie zonder beperkingen van auteursrecht en rekening houdend met hun rechten en rollen. Hiervoor gebruiken ze het ambtenarenportaal met eigen account, waardoor zij na inloggen alles van zien waar zij recht op hebben en niet de informatie van andere organisaties of zelfs van de eigen organisatie waartoe zij geen rechten hebben. Dit is een unieke feature van ons portaal. Normaal gesproken krijgen een select aantal mensen (DIV) toegang tot een beheer omgeving van het e-depot om nog bij hun informatie te kunnen. In ons geval iedereen die een (geautoriseerd) account heeft (zonder extra kosten).

Voor archiefinstellingen zit onze grote meerwaarde in het kunnen presenteren van zowel publieke informatie naar burgers/bedrijven als het beschikbaar stellen naar ambtenaren. En dat op een eenvoudige en kostenefficiënte wijze. Dit uiteraard als aanvulling op de dienstverlening van archiefinstellingen en niet als alternatief.

Toekomstige ontwikkelingen

Samen met het BHIC is MY-LEX bezig met de ontwikkeling van een nieuw koppelvlak voor Preservica (afwijkend van het Nationaal Archief) en hebben wij continu aandacht voor verbeteringen in de voorkant van ons portaal.

Over MY-LEX

MY-LEX is een Nederlands software bedrijf dat al 35 jaar bestaat. Wij bieden producten en dienstenvoor het beheer van de gehele document-levenscyclus van een organisatie. Innovatieve software om de volgende stap te kunnen nemen richting data-gedreven werken en contentintegratie. Denk daarbij aan applicatie-integratie, dataontsluiting, uitfaseren van oude (legacy) systemen, ontsluiten van geo-attributen, archiveren, vernietigen en anonimiseren. Kijk voor meer informatie op www.my-lex.nl.